CLAVA Services

Wir verwalten Ihren Verein.

Es ist keine leichte Aufgabe die vielf├Ąltigen Verwaltungst├Ątigkeiten, die in einem Verein anfallen, zu bew├Ąltigen. Besonders ehrenamtliche Vorstandsmitglieder, die sich im Alltag nicht mit Rechts- und Steuerfragen befassen und sich f├╝r ÔÇ×ihren VereinÔÇť engagieren wollen, sind aufgrund des Umfangs und der rechtlichen Komplexit├Ąt nur noch schwerlich alleine in der Lage die mannigfaltigen T├Ątigkeiten zu leisten.

Hier bieten wir Abhilfe an! CLAVA Services bietet Ihnen die ideale L├Âsung f├╝r alle Verwaltungsaufgaben und ber├╝cksichtigt dabei die Besonderheiten, die jeder Verein hat.

Das WIR macht den Unterschied:

Wir sind ein junges, aber erfahrenes Unternehmen, das sich zur Aufgabe gemacht hat, sein umfangreiches Knowhow Vereinen zur Verf├╝gung zu stellen.

Wir unterst├╝tzen Sie bei allen organisatorischen Aufgaben und ├╝bernehmen die professionelle Vereinsverwaltung.

Wir entlasten Vorstandsmitglieder bei ihren ehrenamtlichen Aufgaben.

Wir beachten selbstverst├Ąndlich alle zivil- und steuerrechtlichen Grunds├Ątze bereits bei der unterj├Ąhrigen Rechnungsstellung und in allen sonstigen Bereichen.

Wir arbeiten mit fachlich spezialisierten Steuerberatern, Rechtsanw├Ąlten und Notaren zusammen.

Wir bieten ein Rundum-Paket oder einzelne Management-Services, ganz nach Ihren Bed├╝rfnissen.

Mitgliederverwaltung

Ob es um die datenschutzkonforme Aufbewahrung und Verwendung der Daten Ihrer Vereinsmitglieder geht, den Einzug von Mitgliedsbeitr├Ągen, die ├ťberwachung von Zahlungseing├Ąngen oder um die Ausf├╝hrung von Rechnungen geht – die komplette Mitgliederverwaltung ist bei uns in guten H├Ąnden.

  • Einzug von Mitgliedsbeitr├Ągen

    Wir sorgen daf├╝r, dass die Mitgliedsbeitr├Ąge angefordert werden, auch wenn es sich um verschiedene Beitragsstaffelungen handelt. Zum Stichtag werden die Beitr├Ąge p├╝nktlich eingezogen, egal ob monatlich, quartalsweise oder j├Ąhrlich.

  • ├ťberwachung von Zahlungseing├Ąngen

    Wir ├╝berwachen die Zahlungseing├Ąnge. Bei Versp├Ątung oder Nichtzahlung k├╝mmern wir uns um die Mahnungen oder weiterf├╝hrende Ma├čnahmen. Ebenso werden R├╝cklastschriften verfolgt und gekl├Ąrt.

  • Einzug von Sonderumlagen

    Sonderumlagen k├Ânnen als au├čerordentliche Vereinsbeitr├Ąge zur Befriedigung eines au├čergew├Âhnlichen Finanzbedarfs des Vereins erhoben werden. Dies muss allerdings in der Vereinssatzung und einen entsprechenden Beschluss der Mitgliederversammlung rechtlich sicher verankert sein. Wir begleiten Sie bei dem Beschluss ├╝ber die Sonderumlage k├╝mmern uns um den Einzug.

  • Zahlung von Rechnungen

    Wir ├╝bernehmen auch die Durchf├╝hrung von ├ťberweisungen und Zahlungen von Verbindlichkeiten. Denn Rechnungen, die beglichen werden m├╝ssen, fallen in jedem Verein an. Damit keine Mahnung ins (Vereins-)Heim flattert k├╝mmern wir uns um deren Begleichung. Die daf├╝r notwendigen Belege k├Ânnen Sie uns digital oder auch im Schuhkarton zur Verf├╝gung stellen.

Mitgliederversammlungen

Sie brauchen sich nicht mehr um die Vorbereitung der Tagesordnung, das Versenden von Einladungen und die Erstellung von inhaltlich aussagekr├Ąftigen ┬áBeschlussvorlagen zu k├╝mmern. Auch bei der Vorbereitung von Pr├Ąsentationen und Vorstandsberichten unterst├╝tzen wir Sie. Das notwendige Protokollieren von Mitgliederversammlungen ├╝bernehmen wir ebenfalls gerne f├╝r Sie. Wir begleiten Sie auch bei der Buchung und technischen Vorbereitung der Sitzungsr├Ąume, stellen die Anwesenheit der stimmberechtigten Mitglieder fest und beraten Sie in Verfahrensfragen in der laufenden Versammlung.

  • Versenden von Einladungen

    Damit die Teilnehmer m├Âglichst vollz├Ąhlig zur Mitgliederversammlung Ihres Vereins erscheinen, bereiten wir entsprechende Einladungen vor und versenden diese fristgerecht.

  • Vorbereiten der Tagesordnung

    Nach Ihren Angaben bereiten wir f├╝r die Mitgliederversammlung eine Tagesordnung vor, an der sich der Versammlungsleiter leicht orientieren kann und nichts Wichtiges vergisst.

  • Vorbereitung von Beschlussvorlagen

    Komplexe Sachverhalte, die zur Beschlussfassung anstehen, m├╝ssen den Vereinsmitgliedern erl├Ąutert werden, damit ihnen alle notwendigen Informationen f├╝r ihre Entscheidung vorliegen. Wir bereiten Beschlussvorlagen rechtlich einwandfrei vor und unterst├╝tzen sp├Ąter deren Durchf├╝hrung.

  • Begleitung der Versammlung/Unterst├╝tzung in der Versammlungsleitung

    In Mitgliederversammlungen geht es oft turbulent zu. Wir bereiten Sie mit den entsprechenden Unterlagen vor und unterst├╝tzen Sie bei der Versammlungsleitung vor Ort. Greifen Sie gern auf unsere k├╝hlen K├Âpfe zur├╝ck, die Ihnen bei Abstimmungs-, Verfahrensfragen und neuen Antragsformulierungen sowie ├änderungsantr├Ągen zur Seite stehen. In welcher Reihenfolge sind die Antr├Ąge abzuarbeiten? Wie ist abzustimmen? Wer darf wie lange Reden, wie ist das Rederecht geregelt? Alles Fragestellungen, bei denen wir Ihnen zur Seite stehen.

  • Protokollieren der Versammlung

    Niemand macht es gerne – das Schreiben eines Protokolls. Wir schon, denn es zwingend vorgeschrieben. Sie erhalten ein detailliertes Protokoll Ihrer Versammlung mit allen wichtigen Aussagen und Entscheidungen, ├╝bersichtlich und nachvollziehbar.

  • Vorbereitung von Pr├Ąsentationen und Vorstandsberichten

    Eine Mitgliederversammlung lebt von grundlegenden Beitr├Ągen. Dazu geh├Âren interessante Pr├Ąsentationen ebenso wie Vorstandsberichte, die nicht staubtrocken zum G├Ąhnen verleiten. Beides k├Ânnen wir Ihnen liefern.

Vorstandssitzungen

Selbstverst├Ąndlich gilt das Gleiche wie bei Mitgliederversammlungen auch f├╝r die Vorstandssitzungen, inklusive der Vorbereitung der Tagesordnung und der Organisation der R├Ąumlichkeiten.

  • Organisation der R├Ąumlichkeiten

    Wenn Ihnen kein eigener Raum zur Durchf├╝hrung von Vorstandssitzungen (oder auch Mitgliederversammlungen) zur Verf├╝gung steht, organisieren wir Ihnen einen passenden Raum in ihrer Umgebung. Auch k├╝mmern wir uns gerne um das leibliche Wohl Ihrer G├Ąste und die Gestaltung der R├Ąumlichkeiten, wenn dies gew├╝nscht ist.

  • Vorbereitung der Tagesordnung

    Vorstandssitzungen m├╝ssen mindestens ebenso exakt vorbereitet werden, wie Mitgliederversammlungen. Au├čer den Einladungen geh├Ârt eine gut ausgearbeitete Liste mit den Tagesordnungspunkten dazu.
    Wichtige Termine oder Veranstaltungen und deren Planung, Probleme, ├╝ber die der Vorstand informiert werden muss und vieles mehr geh├Âren auf die Tagesordnung. Zeitliche Eingrenzungen, aber auch Raum f├╝r Fragen und Diskussionen sind wichtig.
    All das ber├╝cksichtigen wir und erarbeiten gerne eine logisch durchdachte Tagesordnung nach Ihren Bed├╝rfnissen.

Kassenpr├╝fung

L├Ąstig, aber nicht vermeidbar sind Kassenpr├╝fungen. Wir bereiten diese gerne f├╝r Sie vor und begleiten Sie bei den Pr├╝fungen.

  • Kassenpr├╝fung

    Der Vorstand eines Vereins ist verpflichtet, der Mitgliederversammlung gegen├╝ber Rechenschaft ├╝ber die wirtschaftliche und finanzielle Entwicklung des Vereins Auskunft abzulegen. Dadurch diese Ma├čnahme werden die Integrit├Ąt des Vereins und das Vertrauen der Mitglieder in ihren Vorstand gew├Ąhrleistet. Die Form ist zwar nicht gesetzlich vorgeschrieben, doch wird in der Regel ein Kassenbericht erstellt, der den kompletten finanziellen Ablauf im Verein beinhaltet.

    Dadurch die Kassenpr├╝fung, von gew├Ąhlten Kassenpr├╝fern aus dem Kreis der Mitglieder durchgef├╝hrt, wird gew├Ąhrleistet, dass Transparenz gegen ist. Der Rechenschaftsbericht und das Protokoll der Kassenpr├╝fung werden in der Regel bei der Mitgliederversammlung zu Kenntnis gegeben und mit einem Entlastungsantrag durch die Kassenpr├╝fer verbunden. Wir bereiten deshalb die Kassenpr├╝fung in allen wichtigen Punkten mit Ihnen vor, begleiten Sie als neutrale Instanz dabei und stehen f├╝r Antrags- und Verfahrensfragen bei dem f├╝r den Vorstand wichtigen Entlastungsbeschluss zur Seite.

Satzung

Eine Vereinssatzung ist notwendig und muss bestimmte zivil- und steuerrechtliche Voraussetzungen erf├╝llen. Wir kennen uns aus und erarbeiten f├╝r Sie eine moderne, rechtssichere Satzung. Die notwendigen Abstimmungen mit dem Registergericht und der Finanzverwaltung ├╝berlassen Sie dabei gern uns. Auch bei bestehenden Satzungen unterst├╝tzen wir Sie in der Anpassung vom Entwurf, ├╝ber eine rechtssichere Einladung zu einer satzungs├Ąndernden Mitgliederversammlung bis hin zur Anmeldung bei Registergericht und der Finanzverwaltung. Profitieren Sie von unseren Erfahrungen.

Beratung

Gerne d├╝rfen Sie uns jederzeit kontaktieren, wenn Ihnen Unklarheiten oder Fragen auf der Seele liegen, um Ihren Verein in sicheres Fahrwasser zu bringen, interne Querelen beizulegen und um eine Ausrichtung des Vereinslebens und der Vereinst├Ątigkeit mit Perspektive zu erreichen.

Investitionsplanung

Sie planen eine gro├če Investition mit Ihrem Verein? Sie wollen ein Vereinsheim, eine Sportst├Ątte, eine neue Ausstellung, eine gro├če Festschrift auflegen oder haben andere gro├če Dinge vor? Wir k├╝mmern uns mit Ihnen zusammen um Finanzierungs- und F├Ârderm├Âglichkeiten, zeigen Ihnen die finanziellen Konsequenzen auf, f├╝hren eine Wirtschaftlichkeitsberechnung durch und geben Ihnen eine klare Aussage, ob sich ÔÇ×Ihr Vorhaben rechnet oder nicht rechnetÔÇť.

├ťber uns

Wir freuen uns, Ihren Verein kennenzulernen und Sie bei Ihren vielf├Ąltigen Verwaltungs- und Organisationsaufgaben unterst├╝tzen zu d├╝rfen.

Wir haben es uns zur Aufgabe gemacht, Vereine, sei es nun ein Sport-, Kultur-, Kunst-, Theater-, Denkmalschutz-, Bildungs-, Heimat-, Gesangs-, Sch├╝tzen-, Jugendhilfeverein etc. bei allen organisatorischen, verwaltungsrechtlichen Aufgaben professionell zu unterst├╝tzen bzw. sie g├Ąnzlich zu ├╝bernehmen. So wird der, meist ehrenamtlich fungierende, Vereinsvorstand, entlastet und kann sich voll auf seine anderen Aufgaben im Verein konzentrieren.

Ob Sie einzelne Aufgaben, die Ihnen besonders schwierig vorkommen oder aufwendig erscheinen, durch unseren CLAVA Service erledigen lassen oder uns all Ihre Verwaltungsaufgaben ├╝bertragen, liegt in Ihrem Ermessen. Wir werden in jedem Fall das Beste daraus machen.

Obwohl wir ein noch junges Unternehmen sind, verf├╝gen wir doch ├╝ber das n├Âtige Knowhow und versichern Ihnen, dass Ihre Vereinsangelegenheiten bei uns in guten H├Ąnden sind.

Wir verf├╝gen ├╝ber fundierte Kenntnisse in allen zivil- und steuerrechtlichen Bereichen die Vereine betreffen und richten unsere Arbeit entsprechend aus. Durch die enge Zusammenarbeit mit fachlich spezialisierten Steuerberatern, Rechtsanw├Ąlten und Notaren sind wir immer auf dem neusten rechtlichen Stand, so dass Ihr Verein keine Repressalien seitens Finanz- oder anderer ├ämter zu bef├╝rchten hat.

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