CLAVA Services

Wir verwalten Ihren Verein.

Es ist keine leichte Aufgabe die vielfältigen Verwaltungstätigkeiten, die in einem Verein anfallen, zu bewältigen. Besonders ehrenamtliche Vorstandsmitglieder, die sich im Alltag nicht mit Rechts- und Steuerfragen befassen und sich für „ihren Verein“ engagieren wollen, sind aufgrund des Umfangs und der rechtlichen Komplexität nur noch schwerlich alleine in der Lage die mannigfaltigen Tätigkeiten zu leisten.

Hier bieten wir Abhilfe an! CLAVA Services bietet Ihnen die ideale Lösung für alle Verwaltungsaufgaben und berücksichtigt dabei die Besonderheiten, die jeder Verein hat.

Das WIR macht den Unterschied:

Wir sind ein junges, aber erfahrenes Unternehmen, das sich zur Aufgabe gemacht hat, sein umfangreiches Knowhow Vereinen zur Verfügung zu stellen.

Wir unterstützen Sie bei allen organisatorischen Aufgaben und übernehmen die professionelle Vereinsverwaltung.

Wir entlasten Vorstandsmitglieder bei ihren ehrenamtlichen Aufgaben.

Wir beachten selbstverständlich alle zivil- und steuerrechtlichen Grundsätze bereits bei der unterjährigen Rechnungsstellung und in allen sonstigen Bereichen.

Wir arbeiten mit fachlich spezialisierten Steuerberatern, Rechtsanwälten und Notaren zusammen.

Wir bieten ein Rundum-Paket oder einzelne Management-Services, ganz nach Ihren Bedürfnissen.

Mitgliederverwaltung

Ob es um die datenschutzkonforme Aufbewahrung und Verwendung der Daten Ihrer Vereinsmitglieder geht, den Einzug von Mitgliedsbeiträgen, die Überwachung von Zahlungseingängen oder um die Ausführung von Rechnungen geht – die komplette Mitgliederverwaltung ist bei uns in guten Händen.

  • Einzug von Mitgliedsbeiträgen

    Wir sorgen dafür, dass die Mitgliedsbeiträge angefordert werden, auch wenn es sich um verschiedene Beitragsstaffelungen handelt. Zum Stichtag werden die Beiträge pünktlich eingezogen, egal ob monatlich, quartalsweise oder jährlich.

  • Überwachung von Zahlungseingängen

    Wir überwachen die Zahlungseingänge. Bei Verspätung oder Nichtzahlung kümmern wir uns um die Mahnungen oder weiterführende Maßnahmen. Ebenso werden Rücklastschriften verfolgt und geklärt.

  • Einzug von Sonderumlagen

    Sonderumlagen können als außerordentliche Vereinsbeiträge zur Befriedigung eines außergewöhnlichen Finanzbedarfs des Vereins erhoben werden. Dies muss allerdings in der Vereinssatzung und einen entsprechenden Beschluss der Mitgliederversammlung rechtlich sicher verankert sein. Wir begleiten Sie bei dem Beschluss über die Sonderumlage kümmern uns um den Einzug.

  • Zahlung von Rechnungen

    Wir übernehmen auch die Durchführung von Überweisungen und Zahlungen von Verbindlichkeiten. Denn Rechnungen, die beglichen werden müssen, fallen in jedem Verein an. Damit keine Mahnung ins (Vereins-)Heim flattert kümmern wir uns um deren Begleichung. Die dafür notwendigen Belege können Sie uns digital oder auch im Schuhkarton zur Verfügung stellen.

Mitgliederversammlungen

Sie brauchen sich nicht mehr um die Vorbereitung der Tagesordnung, das Versenden von Einladungen und die Erstellung von inhaltlich aussagekräftigen  Beschlussvorlagen zu kümmern. Auch bei der Vorbereitung von Präsentationen und Vorstandsberichten unterstützen wir Sie. Das notwendige Protokollieren von Mitgliederversammlungen übernehmen wir ebenfalls gerne für Sie. Wir begleiten Sie auch bei der Buchung und technischen Vorbereitung der Sitzungsräume, stellen die Anwesenheit der stimmberechtigten Mitglieder fest und beraten Sie in Verfahrensfragen in der laufenden Versammlung.

  • Versenden von Einladungen

    Damit die Teilnehmer möglichst vollzählig zur Mitgliederversammlung Ihres Vereins erscheinen, bereiten wir entsprechende Einladungen vor und versenden diese fristgerecht.

  • Vorbereiten der Tagesordnung

    Nach Ihren Angaben bereiten wir für die Mitgliederversammlung eine Tagesordnung vor, an der sich der Versammlungsleiter leicht orientieren kann und nichts Wichtiges vergisst.

  • Vorbereitung von Beschlussvorlagen

    Komplexe Sachverhalte, die zur Beschlussfassung anstehen, müssen den Vereinsmitgliedern erläutert werden, damit ihnen alle notwendigen Informationen für ihre Entscheidung vorliegen. Wir bereiten Beschlussvorlagen rechtlich einwandfrei vor und unterstützen später deren Durchführung.

  • Begleitung der Versammlung/Unterstützung in der Versammlungsleitung

    In Mitgliederversammlungen geht es oft turbulent zu. Wir bereiten Sie mit den entsprechenden Unterlagen vor und unterstützen Sie bei der Versammlungsleitung vor Ort. Greifen Sie gern auf unsere kühlen Köpfe zurück, die Ihnen bei Abstimmungs-, Verfahrensfragen und neuen Antragsformulierungen sowie Änderungsanträgen zur Seite stehen. In welcher Reihenfolge sind die Anträge abzuarbeiten? Wie ist abzustimmen? Wer darf wie lange Reden, wie ist das Rederecht geregelt? Alles Fragestellungen, bei denen wir Ihnen zur Seite stehen.

  • Protokollieren der Versammlung

    Niemand macht es gerne – das Schreiben eines Protokolls. Wir schon, denn es zwingend vorgeschrieben. Sie erhalten ein detailliertes Protokoll Ihrer Versammlung mit allen wichtigen Aussagen und Entscheidungen, übersichtlich und nachvollziehbar.

  • Vorbereitung von Präsentationen und Vorstandsberichten

    Eine Mitgliederversammlung lebt von grundlegenden Beiträgen. Dazu gehören interessante Präsentationen ebenso wie Vorstandsberichte, die nicht staubtrocken zum Gähnen verleiten. Beides können wir Ihnen liefern.

Vorstandssitzungen

Selbstverständlich gilt das Gleiche wie bei Mitgliederversammlungen auch für die Vorstandssitzungen, inklusive der Vorbereitung der Tagesordnung und der Organisation der Räumlichkeiten.

  • Organisation der Räumlichkeiten

    Wenn Ihnen kein eigener Raum zur Durchführung von Vorstandssitzungen (oder auch Mitgliederversammlungen) zur Verfügung steht, organisieren wir Ihnen einen passenden Raum in ihrer Umgebung. Auch kümmern wir uns gerne um das leibliche Wohl Ihrer Gäste und die Gestaltung der Räumlichkeiten, wenn dies gewünscht ist.

  • Vorbereitung der Tagesordnung

    Vorstandssitzungen müssen mindestens ebenso exakt vorbereitet werden, wie Mitgliederversammlungen. Außer den Einladungen gehört eine gut ausgearbeitete Liste mit den Tagesordnungspunkten dazu.
    Wichtige Termine oder Veranstaltungen und deren Planung, Probleme, über die der Vorstand informiert werden muss und vieles mehr gehören auf die Tagesordnung. Zeitliche Eingrenzungen, aber auch Raum für Fragen und Diskussionen sind wichtig.
    All das berücksichtigen wir und erarbeiten gerne eine logisch durchdachte Tagesordnung nach Ihren Bedürfnissen.

Kassenprüfung

Lästig, aber nicht vermeidbar sind Kassenprüfungen. Wir bereiten diese gerne für Sie vor und begleiten Sie bei den Prüfungen.

  • Kassenprüfung

    Der Vorstand eines Vereins ist verpflichtet, der Mitgliederversammlung gegenüber Rechenschaft über die wirtschaftliche und finanzielle Entwicklung des Vereins Auskunft abzulegen. Dadurch diese Maßnahme werden die Integrität des Vereins und das Vertrauen der Mitglieder in ihren Vorstand gewährleistet. Die Form ist zwar nicht gesetzlich vorgeschrieben, doch wird in der Regel ein Kassenbericht erstellt, der den kompletten finanziellen Ablauf im Verein beinhaltet.

    Dadurch die Kassenprüfung, von gewählten Kassenprüfern aus dem Kreis der Mitglieder durchgeführt, wird gewährleistet, dass Transparenz gegen ist. Der Rechenschaftsbericht und das Protokoll der Kassenprüfung werden in der Regel bei der Mitgliederversammlung zu Kenntnis gegeben und mit einem Entlastungsantrag durch die Kassenprüfer verbunden. Wir bereiten deshalb die Kassenprüfung in allen wichtigen Punkten mit Ihnen vor, begleiten Sie als neutrale Instanz dabei und stehen für Antrags- und Verfahrensfragen bei dem für den Vorstand wichtigen Entlastungsbeschluss zur Seite.

Satzung

Eine Vereinssatzung ist notwendig und muss bestimmte zivil- und steuerrechtliche Voraussetzungen erfüllen. Wir kennen uns aus und erarbeiten für Sie eine moderne, rechtssichere Satzung. Die notwendigen Abstimmungen mit dem Registergericht und der Finanzverwaltung überlassen Sie dabei gern uns. Auch bei bestehenden Satzungen unterstützen wir Sie in der Anpassung vom Entwurf, über eine rechtssichere Einladung zu einer satzungsändernden Mitgliederversammlung bis hin zur Anmeldung bei Registergericht und der Finanzverwaltung. Profitieren Sie von unseren Erfahrungen.

Beratung

Gerne dürfen Sie uns jederzeit kontaktieren, wenn Ihnen Unklarheiten oder Fragen auf der Seele liegen, um Ihren Verein in sicheres Fahrwasser zu bringen, interne Querelen beizulegen und um eine Ausrichtung des Vereinslebens und der Vereinstätigkeit mit Perspektive zu erreichen.

Investitionsplanung

Sie planen eine große Investition mit Ihrem Verein? Sie wollen ein Vereinsheim, eine Sportstätte, eine neue Ausstellung, eine große Festschrift auflegen oder haben andere große Dinge vor? Wir kümmern uns mit Ihnen zusammen um Finanzierungs- und Fördermöglichkeiten, zeigen Ihnen die finanziellen Konsequenzen auf, führen eine Wirtschaftlichkeitsberechnung durch und geben Ihnen eine klare Aussage, ob sich „Ihr Vorhaben rechnet oder nicht rechnet“.

Über uns

Wir freuen uns, Ihren Verein kennenzulernen und Sie bei Ihren vielfältigen Verwaltungs- und Organisationsaufgaben unterstützen zu dürfen.

Wir haben es uns zur Aufgabe gemacht, Vereine, sei es nun ein Sport-, Kultur-, Kunst-, Theater-, Denkmalschutz-, Bildungs-, Heimat-, Gesangs-, Schützen-, Jugendhilfeverein etc. bei allen organisatorischen, verwaltungsrechtlichen Aufgaben professionell zu unterstützen bzw. sie gänzlich zu übernehmen. So wird der, meist ehrenamtlich fungierende, Vereinsvorstand, entlastet und kann sich voll auf seine anderen Aufgaben im Verein konzentrieren.

Ob Sie einzelne Aufgaben, die Ihnen besonders schwierig vorkommen oder aufwendig erscheinen, durch unseren CLAVA Service erledigen lassen oder uns all Ihre Verwaltungsaufgaben übertragen, liegt in Ihrem Ermessen. Wir werden in jedem Fall das Beste daraus machen.

Obwohl wir ein noch junges Unternehmen sind, verfügen wir doch über das nötige Knowhow und versichern Ihnen, dass Ihre Vereinsangelegenheiten bei uns in guten Händen sind.

Wir verfügen über fundierte Kenntnisse in allen zivil- und steuerrechtlichen Bereichen die Vereine betreffen und richten unsere Arbeit entsprechend aus. Durch die enge Zusammenarbeit mit fachlich spezialisierten Steuerberatern, Rechtsanwälten und Notaren sind wir immer auf dem neusten rechtlichen Stand, so dass Ihr Verein keine Repressalien seitens Finanz- oder anderer Ämter zu befürchten hat.

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